I Nostri Servizi

Rilevamento presenze verifica degli accessi

Segreteria informatizzata on-site

Servizio agli stand espositivi

 

Totem per stampa attestati di partecipazione e infopoint evento

Realizzazione siti web gestionali

 

Segreteria informatizzata pre-evento con call center


Massima rapidità per l’accredito dei partecipanti a eventi, convention, congressi e meeting. Automatico rilievo delle presenze anche al fine di conoscere il tempo di permanenza. Voucher “a scalare” direttamente tramite il badge per l’accesso ai servizi. Tutto in uno. Utilizziamo:

  • Badge elettronici di ultima generazione (RFID, barcode e QRcode): stampabili in quadricromia, consentono di accedere a tutte le aree e a tutti i servizi dell’evento.
  • E-mail personalizzate contenenti codici a barre o QRcode
  • Lettori ottici wifi che rilevano la presenza e l’avvenuta consegna del badge, ed effettuano la selezione accessi. La lettura avviene con tecnologia senza contatto e senza fili.
  • Varchi “a mani libere”: permettono il rilevamento automatico del passaggio dei visitatori in ambo le direzioni.
  • Colonnine “Self Track” per l’autolettura del badge senza il filtro di personale apposito.

nostri badge sono utilizzabili per:

  • coffee break, colazioni di lavoro, cene, attività sociali e ogni altro aspetto, anche collaterale, dell’evento;
  • il ritiro di materiale congressuale, gadget e premi, secondo quantitativi e tipologie prefissate;
  • distribuzione delle cuffie per la traduzione simultanea, così eliminando la necessità del documento d’identità a garanzia;
  • la gestione del guardaroba, in sostituzione delle contromarche.

Rilevamento presenze con Memor

Rilevamento presenze con Memor

Rilevamento presenze con Magellan

Rilevamento presenze con Magellan

Rilevamento presenze con Varchi

Rilevamento presenze con Varchi

Hostess gentili e professionali sostano nel luogo dell’evento con la duplice mansione di assistenza e segreteria:

  • Registrano nuovi partecipanti e stampano badge on site, attraverso un PC con software gestionale e una stampante termografica o laser/inkjet per la stampa di badge in loco.
  • Distribuiscono il kit congressuale e gestiscono le colazioni di lavoro attraverso il caricamento dei voucher elettronici direttamente sul badge del partecipante.
  • Monitorano gli arrivi e la consegna dei badge in tempo reale tramite gli appositi lettori.

Segreteria Onsite

Segreteria informatizzata Onsite

 

Segreteria informatizzata Onsite

 

Segreteria informatizzata Onsite

Un comodo lettore che memorizza il codice a barre sul badge dà all’espositore il doppio vantaggio di rilevare il passaggio dei visitatori e di evitare la raccolta dei biglietti da visita. Il sistema di Sì No Servizi Srl consta di:

  • lettori laser, molto leggeri, non ingombranti ed ergonomici;
  • un foglio in cui sono riportati i codici corrispondenti a determinate azioni da intraprendere (per esempio: “inviare catalogo”, “inviare documentazione scientifica”, “inviare offerta”, ecc).

Lo staff provvede ad associare i codici a barre assegnati ai visitatori con le relative anagrafiche, estrapolando così i file completi da consegnare a chi di competenza. Il servizio include:

  • training dimostrativo (prima dell’evento o al suo inizio);
  • assistenza continua;
  • fornitura ex-post del database elettronico completo di anagrafiche.

Stampante per gli attestati di partecipazione. Internet point. Display pubblicitario. Tre in uno, col totem multifunzione di Sì No Servizi Srl. È una colonnina di circa un metro di altezza, composta da un touch screen, un lettore di badge e una stampante. L’avvicinamento del badge al lettore da parte del partecipante attiva una delle seguenti funzioni:

  • Stampa attestati su foglio A4 personalizzato.
  • Internet Point con browser incluso nel software.
  • Infopoint evento personalizzabile da parte di uno o più sponsor.

Il servizio include:

  • Noleggio e installazione dei totem;
  • Software per l’elaborazione e la stampa dell’attestato;
  • Configurazione e costi di impianto per l’impostazione dei modelli di attestato;
  • Assistenza tecnica e predisposizione della rete;
  • Report finale.

Stampa attestato con Totem

Stampa attestato con Totem

 

Stampa attestato con Totem

 

Stampa attestato con Totem

Mini-siti per maxi-servizi: la registrazione on-line consente di ricevere i dati delle adesioni in tempo reale senza necessità di un data entry manuale, e permette agli invitati di modificare i propri dati senza intermediazione (con un gran risparmio di lavoro in segreteria). Il sito potrà essere sviluppato a seconda delle esigenze in tre modi differenti: basic, standard e ad hoc.

Come funziona: Viene realizzata una pagina introduttiva di login, pagine web secondarie e la scheda per le iscrizioni online, attraverso cui i partecipanti possono anche visualizzare le informazioni relative ai servizi logistici per loro prenotati ed effettuare scelte in merito al programma.

e-mail and click: E’ la versione “easy” del sito gestionale. Consiste in un messaggio e-mail a fronte del quale il destinatario, cliccando sull’apposito pulsante, si collega a una pagina web ove può riepilogare le proprie esigenze.

Siti Web gestionali

Siti Web gestionali : Bolton 2015

 

Siti Web gestionali : DMF 2015

 

Siti Web gestionali : Wobi Madrid 2015

Un mix di professionalità ed esperienza a supporto degli organizzatori. Gli operatori del call center, selezionati e formati nel settore Mice, utilizzano un pratico software di back-end per la gestione delle iscrizioni e per la creazione di un database consultabile online, tramite password. Il sistema consente anche l’invio degli inviti tramite e-mail personalizzate, ma non solo. Sono a disposizione numerose linee telefoniche dedicate (sempre attive e programmabili), postazioni PC, apparecchiature ad hoc… tutto per garantire, anche in caso di contemporaneità di eventi, la maggior flessibilità possibile nella gestione dei contatti da e verso i partecipanti. Il call center – ricevimento e gestione delle adesioni telefoniche

  • gestione dell’invio/ricevimento e-mail su casella di posta dedicata
  • eventuale raccolta di schede di registrazione cartacee
  • elaborazione delle liste dei partecipanti
  • gestione e controllo delle informazioni o delle richieste da parte degli ospiti
  • memorizzazione all’interno del gestionale di tutte le conversazioni
  • possibilità di visualizzazione dello status delle conferme/cancellazioni in tempo reale tramite password
  • recall e follow-up pre- e post-evento.

Il software di back-end – invio e-mail di invito con dinamiche personalizzate e campi variabili rapidamente

  • gestione di template (modelli) di e-mail, e creazione di e-mail specifiche
  • personalizzazione con colori, grafica, e loghi
  • personalizzazione del contenuto dei messaggi per differenti gruppi
  • registrazione adesioni on line da parte degli operatori
  • ricerca e verifica on line per uno status delle singole adesioni
  • ricerche secondo vari filtri su diversi campi (cognome, azienda, categoria ecc)
  • reporting
  • invio di SMS a ogni iscritto
  • invio via web di codici a barre e pin personali per l’accesso ai vari servizi.

Gestione segreteria pre-evento

Software Back End per gestione segreteria pre-evento

 

Software Back End per gestione segreteria pre-evento

 

Software Back End per gestione segreteria pre-evento

Vantaggi

  • Eliminazione di ogni coda ai varchi e ai desk di accredito.
  • Rilevamento sicuro delle presenze, sia agli accessi principali sia alle singole sale, valido anche a fini legali, ove richiesto.
  • Elaborazione elettronica dati e a margine di rischio zero.
  • Riduzione del personale con conseguente abbattimento di costi e snellimento procedure.
  • Monitoraggio in tempo reale di ogni fattispecie (ingressi e uscite, utenze, restituzioni ove previste ecc).
  • Utilizzo badge polifunzionali, validi non solo per gli accessi ma anche per ogni altro servizio aggiuntivo.
  • Utilizzo badge monouso, che non implicano le lunghe operazioni di restituzione e di archiviazione ex-post.
  • Procedure snellite e totalmente automatizzate.
  • Grande risparmio di denaro grazie all’automatizzazione e al ridotto impiego di personale.
  • Database unico, condivisibile on line, aggiornabile in tempo reale e con zero margini d’errore.
  • Disponibilità in tempo reale del numero e dei nominativi dei partecipanti.
  • Emissione badge stampati anziché scritto manualmente.
  • Facile estrapolazione delle informazioni d’interesse.
  • Elaborazione dati automatica.
  • Vantaggio d’immagine.
  • Significativo risparmio di tempo per non dover raccogliere e ripassare manualmente i biglietti da visita cartacei.
  • Eliminazione data entry manuale.
  • Lettura automatica e memorizzazione dei dati dai codici a barre dei visitatori.
  • Associazione automatica di ogni codice a barre alle eventuali azioni specifiche ex-post.
  • Anagrafiche complete a pochi giorni dalla chiusura dell’evento, a cura del nostro staff, su agevole foglio excel.
  • Stampa in autonomia da parte del singolo partecipante, con conseguente abbattimento dei costi di staff e tipografici.
  • Contestuale abilitazione dei totem a Internet point e a Infopoint, per un’erogazione del servizio integrata e ottimale.
  • Veicolazione pubblicitaria di grande efficacia grazie alla personalizzazione del totem tramite sponsorizzazione.
  • Semplificazione di tutte le procedure di trasferimento dati.
  • Modifica dati in interazione diretta tra partecipante e sistema, con notevole risparmio di lavoro per la segreteria organizzativa.
  • Formato customizzabile a seconda delle esigenze e del budget.
  • Eliminazione data entry manuale.
  • Vantaggio d’immagine.
  • Gestione automatizzata dei transfer, della biglietteria aerea/ferroviaria e delle prenotazioni alberghiere.
  • Gestione automatizzata dell’invio di ogni informazione.
  • Realizzazione completa, “chiavi in mano”, di un ufficio di segreteria, con tutto il necessario equipaggiamento di personale, mezzi e strumenti.
  • Servizio completo, capace di unire il supporto automatico del software gestionale di back-end all’esperienza pluriennale del personale dedicato.
  • Personalizzazione del servizio attraverso la customizzazione del software di back-end e delle sue funzionalità.
  • Personalizzazione delle linee telefoniche, con messaggi vocali dedicati.
  • Elaborazione in automatico delle liste dei partecipanti.
  • Gestione e controllo di tutte le informazioni/richieste da parte degli ospiti.
  • Possibilità di visualizzazione da parte dell’organizzatore dello status delle conferme/cancellazioni in tempo reale.